Dukungan pelanggan telah mengasumsikan banyak arti selama dekade terakhir ini. Ini hanya karena fakta bahwa semakin banyak perusahaan mencoba melibatkan pelanggan, pelanggan juga perlu mendapatkan dukungan yang tepat dari perusahaan setiap saat. Beberapa aturan layanan pelanggan telah tinggal di sana sejak dahulu kala sedangkan, aturan lain juga telah ditambahkan selama ini.
Bersikap sopan dan santun jelas merupakan persyaratan utama tetapi ada lebih dari itu yang harus disediakan oleh perusahaan.
Beberapa aturan hanya bersifat wajib sementara yang lain mungkin tidak wajib tetapi dalam waktu singkat, pelanggan dapat diabaikan. Layanan pelanggan juga memiliki beberapa aturan inti yang mungkin terdengar mudah tetapi mematuhinya bisa menjadi permainan bola yang berbeda sama sekali. Namun, perusahaan yang mendukung mereka berdiri untuk mendapatkan keuntungan karena mereka bisa sangat bermanfaat jika diikuti dengan sempurna. Faktanya, mengikuti aturan ini hingga sempurna dapat membedakan bisnis dari yang lain. Karenanya, kami melihat beberapa aturan ini di bagian berikut.
Layanan Pelanggan adalah Pekerjaan Tim
Seperti yang sering dianggap bahwa layanan pelanggan adalah hak prerogatif departemen tertentu dalam sebuah organisasi – ini bisa menjadi gagasan yang salah. Faktanya, layanan pelanggan adalah upaya tim. Pelanggan mengharapkan dukungan dan daya tanggap dari suatu bisnis dan mereka tidak akan membedakan karyawan mana yang seharusnya membantu mereka. Ini adalah tugas bisnis dan semua pemangku kepentingannya untuk menjaga pelanggan tetap puas sepanjang waktu melalui kontribusi kecil yang dapat diberikan siapa pun.
Jangan Menjanjikan Bulan
Pelanggan bisa kecewa jika harapan produk atau layanan tidak dipenuhi oleh bisnis. Oleh karena itu, profesional layanan harus menahan diri untuk tidak terlalu menjanjikan. Sebaliknya, selalu lebih baik menjanjikan apa yang bisa disampaikan dan kemudian melebihi harapan pelanggan. Dengan cara ini, pelanggan dapat merasakan bahwa bisnis menghargai asosiasi dan dapat membantu memenangkan kepercayaan pelanggan. Melalui waktu, bisnis dapat membuat beberapa pelanggan setia dengan cara ini.
Memberikan Bidikan Terbaik, Setiap Kali
Sebagian besar perusahaan biasanya sangat menghargai pelanggan mereka sehingga fungsi dukungan pelanggan ada di sebagian besar dari mereka. Apa yang membedakan mereka satu sama lain adalah ketika permintaan pelanggan muncul pada jam-jam aneh dan bagaimana hal itu ditangani oleh bisnis. Misalnya, jika ada permintaan larut malam untuk layanan sementara perwakilan dukungan hanya menelepon sehari, menerima panggilan dan memberikan solusi dapat memiliki kesan abadi di benak pelanggan. Selain itu, teknologi seperti sistem telepon VoIP dapat sangat membantu dalam keadaan seperti pekerjaan bisa lebih mudah. Karenanya, kami melihat di sini bahwa SETIAP panggilan penting dan karenanya, penting untuk memprioritaskan semuanya.
Mengubah Pengalaman Pahit Menjadi Peluang
Di era persaingan yang semakin ketat dalam bisnis ini, terkadang ada pengalaman buruk bagi pelanggan. Karenanya, pemulihan layanan pelanggan juga menjadi aspek penting dari retensi pelanggan. Untuk mencapai tujuan ini, H.E.A.R.D. metode ini dapat digunakan sehingga pelanggan yang dirugikan dapat kembali menjadi pelanggan setia. H.E.A.R.D. Metode-metode yang digunakan meliputi mendengar, berempati, meminta maaf, menyelesaikan dan mendiagnosis masalah yang mungkin dialami oleh pelanggan.
Terkadang, Bisnis Harus Menanggungnya
Mungkin ada hari-hari buruk di tempat kerja bagi kita semua dan ini meluas ke semua jenis bisnis. Ketika pelanggan tidak mendapatkan layanan yang diinginkan atau gagal menemukan layanan yang disorot oleh bisnis karena alasan apa pun, tingkat frustrasi dapat meningkat. Dalam beberapa contoh, mereka bahkan dapat mengambil semuanya pada staf dukungan pelanggan wisata pekanbaru. Memberi mereka keuntungan dari keraguan mungkin tidak seburuk itu.
Selain itu, teknik dukungan pelanggan terbaik dapat membantu menjadikannya normal. Namun, pelanggan dengan masalah berulang seperti ini dapat ditangani secara berbeda.
Jaga Proses Tetap Sederhana
Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan loyalitas pelanggan adalah dengan menjaga segala sesuatunya tetap sederhana sehingga lebih sedikit upaya yang dapat dilakukan oleh pelanggan untuk mencapai tujuan mereka. Produk yang bagus selalu dapat menarik pelanggan, tetapi pada saat yang sama, penting juga bahwa tidak banyak usaha yang harus dilakukan oleh pelanggan untuk mendapatkan produk atau layanan tersebut. Menjaga hal-hal, produk, atau proses tetap sederhana dan praktis dapat membuat setiap pelanggan berpaling padanya.
Kecepatan Mungkin Bukan Tema Utama
Karena ada lebih banyak bisnis di setiap sektor saat ini, ada fokus pada pengiriman cepat. Meskipun dapat dikatakan bahwa kecepatan itu penting tetapi begitu juga layanan yang efisien dan tidak dapat ada pertukaran kecepatan dengan layanan. Misalnya, seorang teller di bank dapat memenangkan hati pelanggannya meskipun kecepatan kerjanya mungkin sedikit lebih lambat. Itu dapat dikompensasikan dengan kesopanan dan bantuan yang ditawarkan kepada pelanggan karena sebagian besar pelanggan ingin memiliki pendekatan yang dipersonalisasi.
Memperlakukan Karyawan dengan Bermartabat
Bisnis terbaik tahu bahwa ketika seorang karyawan bahagia, bisnisnya berjalan dengan baik. Getaran positif seorang karyawan dapat tercermin dari layanan yang diberikan olehnya sehingga pelanggan dapat merasa lebih puas. Sebaliknya, hal sebaliknya juga bisa terjadi! Karenanya, penting bagi bisnis untuk memperlakukan karyawan mereka dengan rasa hormat yang sama seperti yang mereka tawarkan kepada pelanggan.
Dengan mengikuti aturan emas layanan pelanggan ini, bisnis apa pun dapat memperoleh banyak keuntungan darinya. Semua aturan ini mungkin tidak ditemukan di ‘terlaris’ tetapi merupakan fakta bahwa aturan tersebut dapat memengaruhi keputusan pelanggan dan hasil layanan akhir.